企業如何應對ERP物流信息過載問題?
作者: 2015-3-12 15:42:52
 目前在ERP系統中信息“過載”,已經成為了許多企業的一大結癥。日復一日積累的“海量”的、無章無序的信息一方面不斷地消耗企業的信息資源,另一方面又容易誤導決策。以優化ERP物流信息管理模式為案例,解析ERP傳統的物流信息管理模式信息過載的主要原因。

 

 物流的三大分類

 

  站在信息應用的角度,可以將物流簡單地分成三類:一類是物理變形式的物流,另一種是地域分布式的物流,還有一種是機械流動式的物流。三種物流信息管理模式上各有側重。

 

  1.物理變形式的物流

 

    通常應用在以制造為主的企業中,它的特點是物流在制造期間增值性較強。對此學者與管理者們長期研究的是如何能最大的創造這個增值空間,其重點對象是制造成本管理。

 

  2.地域分布式的物流

 

  典型的應用在以分銷為主的銷售公司,它的特點是價值鏈較廣。公司銷售地域分布有多廣,它的價值鏈就有多廣。例如典型的有國美電器、蘇寧電器等等,他們的商品分布在全國各地,當企業管理者們在研究營銷的時候,一方面關注如何向每個城市的每個連鎖店,或連鎖柜“鋪貨”(這個被稱之為市場營銷的“毛細血管”),解決搶占市場的問題;另一方面又不得不為在這些“毛細血管”中囤積的物料與價值,銷售利潤,及信息采集的及時性、真實性而倍加感嘆。

 

  3.機械流動式的物流

 

  機械流動式的物流的應用是近幾年來最熱門的第三方物流公司。在它推崇的以客戶為核心的理念下,為客戶提供最佳的物流信息!企圖通過最高端的信息通訊技術,衛星定位系統及配套移動設備,讓客戶知道自己的物料現在位于何方。

 

 傳統的物流信息管理模式

 

  熟悉企業管理的人仔細地觀察一下傳統的制造物流信息管理模式,不難發現它采用的信息源是“物流+單據流”的捆綁形式。

 

  在企業內部傳統的物流信息管理通常是:當某一物料從供應地點,發往需求地點的時候都要求嚴格地按照“單據憑證”進行交接,所以在企業里單據的種類是十分繁多的。記得在一家企業做信息系統的時候,曾收集到140多種表單,最后經過多方討論,還是保留了40多種。以使用最普遍的“領料單”與“發料單”為例,分析傳統的物流與它原始數據的走向。

 

  在企業里物料的“領料單”與“收料單”通常被設計為“四聯單”(財務一聯,車間一聯,倉庫一聯,班組一聯),這些單據是配合著企業管理規定使用的。當部門需要領用物料時,企業管理要求先編制“領料單”,然后供應部門依據“領料單”編制“發料單”。企業對物料管理是通過“領料單”與“發料單”來分辨需求方和供應方已經有過物料交接這一事實。為了保證交接不可抵賴性,要求雙方保存“領料單”與“收料單”的憑證,以備日后稽查。還有,為配合財務人員對物流的資金管理,在評估物流信息管理水平時,如果出現了缺口,將提交原始單據一一“對賬”,直至找出資金的損失之處為止。如有違章,輕者受到處分,重者違法提交法律制裁。

 

  由于物料是國家或企業的資產,因此企業在管理方面尤其重視。為了做好物料的管理工作,每個企業都設計了自己的物流信息管理模式,其中包括物流線路、通道和倉庫(在物流信息模式中稱節點)。倉庫是物料的緩存地點,在企業里物流的倉庫越多,物流就管理得越清晰,產品的生產成本就會計算越準確,但是這樣管理的成本會增高,信息的處理量也會加大。當物料的倉庫設置少一點,管理成本會降低,信息的處理量就減少,但是物流的信息“黑洞”就會加大。目前在制造業利潤空間已經很薄的情況下,無論是增加人工成本,還是加大信息“黑洞”都將是給企業埋下一個顆定時“炸彈”。

 

 ERP物流信息管理模式特點

 

  ERP物流信息管理模式特點主要包括:

 

  · 管理精細化。多倉庫管理,多工序管理,產品的制造過程乃至每一道工序能采集、查詢到信息。

 

  · 按工序管理物料。每道工序貨位之間物料移動都要求嚴格地按開具“四聯單”。

 

  · 管理會計當按產品做成本核算。倉庫之間、工序之間要求按憑證交接,并且雙方完整無缺地保存下來,并記日志賬,作為車間產品核算的原始依據。

 

  · 按產品做制造成本。要求倉庫之間、工序之間交接憑證的完整無缺,記錄好日志賬,作為財務計算制造成本的原始依據,很明顯車間成本核算與財務計算制造成本都是共用同一個信息源。

 

  從應用分析角度來看,其特點包括:

 

  · 物流節點過多,倉庫設置過多,導致物流線路過長,且倉庫之間都用“四聯單”,單據量大,交接操作、單據收集的工作量大,因此記日志賬,對賬的工作量相當地大;

 

  · 導致車間成本核算,財務制造成本記賬信息過載,工作量大;

 

  · 每一道工序都需要有物料編碼,物料品種多,基礎數據輸入的工作量大;

 

  · 工序物料編碼,導致物料清單層次加深,也增加廠加工訂單的輸入量。

 

  舉例來說,廣東科龍配件公司2003年上線后,利用ERP來記賬、算賬、查數、出報表。能夠得到及時、準確地查詢到物流數據,但是很難達到管理與控制物流的效果。原因很簡單,傳統的物流信息管理模式本來就是“串一后管理”的方式,僅能看清楚數據,做“串一后處理”而已。

 

 優化的物流信息管理模式

 

  將傳統的物流信息管理模式硬搬到ERP系統上去,一方面企業獲取了大量、及時、準確的物流數據。另一方面,面對這些“海量”的物流數據。企業不禁為之驚嘆:怎么會是這樣的呢?難道我們的員工每天忙著輸入數據,各部門都要求增加人員,就是為了報告這些數據嗎?

 

  的確,我們不得不反思“為了信息”企業所付出的代價!也不得不體會企業目前在信息系統建設中的處境。我們能不能做一個限定,在企業有限的管理目標前提下,設計一個適應的物流信息管理模式,讓物流信息在限定的范圍內“跑”,讓企業有能力管理來分析、控制這些物流信息呢?

 

  我們必須走出傳統的思維模式,用先進的管理技術優化企業的物流信息管理模式,改變已經事在必為。

 

 優化的設計需求包括:

 

  · 推行集中式倉庫管理模式,減少倉庫設置,減少物流節點。

 

  · 工作中心不按工序設置倉庫,采用“在制品貨位”管理技術。

 

  · 深化加工訂單的應用,采用JIT中拉式管理技術,用加工訂單驅動物流。

 

  · 用加工訂單中拉出領料表替代工序間的“領料單”操作。

 

  · 利用“工序完工”反沖功能,替代工序間的“發料單”操作。

 

  · 利用ERP成本中心自動記錄生產成本。

 

  · 利用ERP歷史事項處理數據庫的功能自動記錄物料交接記錄,甩掉傳統的憑證管理。

 

  物流信息管理模式的關鍵思想是最大限度地利用ERP系統中的工作中心、成本中心、歷史事務處理的自動記錄的信息,減少或去掉手工單據。這樣:

 

  · 企業的物流節點少了三分之二。

 

  · 采用ERP加工中心和加工訂單功能。結合推行加工訂單配送物料管理制度,控制領料的數量、品種和配送時間,取消工序之間的領、發“四聯單”操作。

 

  · 激活成本中心的功能,讓ERP系統自動記錄產品生產成本;取消產品成本的手工記賬操作。

 

  · 利用ERP自動記錄歷史事項處理的功能存儲單據憑證,取消人工領、發“四聯單”保管。

 

  由于優化運行時間不長,初始運行就顯示了以下的效果:

 

  · ERP系統倉庫設置減少了四分之三;

 

  · 物料編碼減少60%;

 

  · 上機操作時間減少廠三分之二;

 

  · 變“事后管理”為“事前管理”。事前,通過對加工訂單的管理形成按加工訂單領料管理模式;事中,按加工訂單發料,加工,自動記錄生產成本;事后,加工訂單完工以后,由ERP系統自動記賬(歷史事務處理自動保存(領、發)憑證),事前,事中,事后按時有序地連動與控制。

 

  · 成功推行了車間“零庫存”的管理。

 

 優化難點

 

  優化的難點是成本中心管理部分,它將改變傳統的成本管理的工作方式,但是物流、加工中心、歷史事項處理記錄憑證是操作性很強的。

 

  通過優化物流信息管理模式,懂得了ERP信息系統的應用好與壞與企業ERP系統的物流信息管理模式設置有關。如果設置與企業的管理相“匹配”就運行得好,見效益快,如果設置得不好,投入再多的資金,參與再多的人員,也會忙而無效。

 

  從本案例中可以得到一個啟發,在我國雖然有許多企業ERP上了線,但是實際應用面臨著嚴峻形勢,例如“高投入,低回報”現象,也有不少企業處于“持續不斷地信息資金的投入,又無法計算回報率”的狀況中。因此,在信息管理應用方面如何做好管理信息需求,如何防止企業信息“過載”導致信息資源的效率下降,信息成本上升,如何構建一個適合企業的物流信息管理模式,廣東科龍配件公司的先行一步,無疑是一個值得研究的課題。

 

 

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