奇正分銷資源系統在建達藍德公司應用案例
作者: 2015-3-12 15:57:03
 北京建達藍德科技有限公司是一家開發與銷售計算機及相關產品的高科技企業。擁有北京、沈陽、西安、上海、成都、武漢、廣州等7個業務中心和北京、上海、廣州三個物流平臺,在全國有500家地區代理商,1200家二級分銷商,同時與全國十大PC品牌廠家建立了良好的合作關系。建達藍德主要業務分代理品牌和自有品牌,經營的產品有存儲設備、板卡、網絡設備、通訊類設備、顯示設備。藍科(LandTek)自由品牌的建立,標志著建達藍德成為開發信息產品市場的高科技企業。

作為競爭異常激烈的IT分銷行業中的一流企業,藍德公司很早就注重借助信息化手段來幫助企業加強內部管理。他們曾經分別采用過一些單一的部門級應用系統,無法有效集成,造成數據須進行多次輸入,嚴重影響了企業業務運作,成為公司業務發展瓶頸,后臺人員經常超時工作,影響跟客戶的及時結算;對分銷企業來說,嚴格的客戶信用控制是非常重要的,而原有系統也無法滿足;隨著公司業務發展的迅速擴大,代理產品的種類和數量的增加,原有系統的處理能力已顯得無能為力。以上的種種弊端已嚴重阻礙了公司其它戰略(如購并,重組,擴大)的實施。
有了以前的經驗,這次藍德公司重新進行企業管理系統選型時,有了明確的需求:系統要有良好的集成性和擴展性,能夠滿足企業集團在全國范圍內的分銷業務一體化管理,對于公司將來更高的管理要求,如客戶關系的管理,系統也要有良好的擴展性和集成性。最為重要的是此次入選的公司一定要有實施大型IT分銷企業的成功經驗。
經過多方比較,建達藍德最終選擇了奇正軟件提供的奇正分銷資源管理系統(Strategy DRP)。該系統是針對分銷行業特點開發的一套供應鏈管理解決方案,是奇正供應鏈系統針對不同行業開發的解決方案之一,而且經過幾家用戶的實施,系統功能已得到考驗。另外奇正分銷資源管理系統基于Oracle數據庫,采用集中式與分布式網絡的靈活組合,完全支持WEB模式,系統具有安全保密性、可靠性、兼容性和可擴展性等特點。該系統實施成功后大力加強了建達藍德的集團管理能力,實現藍德公司集團財務、分銷、采購、庫存、配送、調撥等流程管理以及批發、零售、網上定單、客戶管理、商品和價格管理等眾多相關業務管理,并具有強大的分析核算功能,能夠實現集團的財務、業務、預算等數據的合并和管理,對藍德公司整體資金運作、庫存情況以及應收帳款等情況可隨時進行監控和管理,最大程度的降低了成本和提高了運轉速度。該系統完全支持電子商務應用,為藍德公司今后的發展打下了良好的基礎。
在應用系統的過程中,建達藍德公司有了一些具體的經驗:
總結失敗經驗教訓,謹慎選擇真正適合本企業所需的軟件藍德公司在過去幾年中,分別使用過一些不同的財務和進銷存軟件,但都不太成功,功能不能滿足管理要求。為了達到管理的目的要求,藍德公司自己也作了一些開發工作,結合以前軟件互補使用,這樣相關人員要同時維護三套系統才可以得到自己想要的東西。隨著公司業務量的飛速發展,業務部門職員的工作壓力、強度越來越大,每天加班和周末加班已成家常便飯。即使這樣,業務上出錯的次數與日倨增,客戶投訴量明顯增加,管理上所需數據、報表出來的越來越慢。工作效率嚴重影響著管理效率,管理效率反過來嚴重制約著工作效率,這越來越不適應企業的高速發展,也嚴重制約了企業的高速發展。在這種企業告訴發展與企業管理嚴重矛盾的挑戰下,藍德領導層作出了果斷的選者,拋棄現有的三套系統,一定要選者一套真正適合本企業高速發展的軟件系統,功能齊全,以減輕工作人員的壓力和強度,提高工作效率,為企業未來的發展留下足夠的空間。
認真考察軟件公司的開發、服務能力、管理組織協調,降低項目風險藍德公司作出要拋棄舊系統,要選擇一套功能齊全、操作方便高校并能為企業高速發展留有足夠空間的新系統的決定后,就成立了由財務部、采購部、客服部和咨詢部的經理組成的項目小組,開始了慎重的系統選型工作。
項目組每一個成員都知道自己身上的壓力,由于以前失敗的痛苦經歷,本次軟件的選擇工作可以說,只能成功不能失敗,所以他們每個人都慎之由慎,要把項目的風險將制為零。所以項目組制定了選擇軟件和軟件公司的基本原則,要求:1.軟件公司必須有功能齊全的成熟軟件產品,只有成熟的產品才可能有成熟的客戶;2.軟件公司內部具有相當高的管理組織協調能力,能保證項目組人員的穩定性;3.軟件公司必須具有相當高水平的程序開發人員,能夠在現有成熟軟件基礎上再進行客戶化處理和二次開發;4.能夠提供及時快速的售后服務,及時解決實際應用過程中出現的新問題。這四條原則任何一條都對項目選者具有否決權。
藍德項目組成員根據以上四條原則,聯系了數十家知名的國內外軟件供應商,認真從中篩選出幾家符合要求的軟件供應商。這其中就有北京奇正軟件系統有限公司。
自己動手,通過自己的實際操作給軟件公司打分來選擇軟件藍德公司項目組對篩選后的幾家軟件公司,先有每一家軟件公司進行功能的介紹、業務流程演示和專家現場提問等進行評價打分;然后由項目組成員親自動手建立帳套模擬現有公司的業務流程,親自感受軟件的操作簡易方便性和功能的完善性;最后通過各種途徑了解軟件供應商的開發能力、管理協調能力和售后服務能力。

通過以上藍德公司認真負責的工作,奇正軟件系統公司終于一支獨秀,脫穎而出,以軟件功能完善,管理組織協調能力強大,程序開發人員水平高,能夠在現有成熟軟件基礎上再進行客戶化處理和二次開發;能夠提供及時快速的售后服務等綜合評分最高而獲得了和建達藍德公司的合作機會。
認真分析研究本企業的需求,讓項目組每個成員把需求深入在自己的大腦里,特別是深入到軟件公司的項目組成員的大腦里奇正軟件的供應鏈軟件本身是一套功能完善,操作簡便的軟件系統。藍德公司和奇正公司簽訂合作合同后,藍德公司項目組成員接受了奇正公司售后人員的培訓,對奇正軟件進行了深入細致的研究,在徹底熟悉軟件現有功能的基礎上,吸收了其中的優秀管理思想。然后結合藍德公司的實際的管理業務需求,提出了需客戶化處理的一套業務流程和管理方案。
作為一家大型的分銷企業,建達藍德有著自己的經營特點:產品種類繁多、市場變化快;客戶形形色色,且各地區情況不一;供應商少但規模大,且價格策略受供應商影響大;等等。而企業的管理流程也有著其特點:需要縝密有效的審核,必要的權限控制,需要詳盡的折扣與信用政策等等。所以,建達藍德對軟件也有著典型要求:
1、流程的流暢與穩定。軟件所涵蓋的業務處理既包括正常的業務,也不排斥特殊的處理方式,提高了作業效率,并降低了低效無效作業的可能性。整個系統的設計按照業務處理的最佳流程進行,藍德也根據實際情況對業務流以及部門進行了重整。

2、處理準確。流程中任何一點的處理都應是各個角度綜合處理的結果,該系統有充分的準確性,通過與藍德的溝通與協調,考慮到了各項處理所涉及的邏輯判斷,處理準確也從另一個角度需要對某些關鍵控制加以審核。

3、反應及時。由于藍德業務處理的復雜及數據量的巨大,奇正在設計系統流程避免了過于繁瑣,為了個別特殊事物的處理增多業務處理的步驟,奇正在設計流程時亦考慮了避免人為加大數據的運算量,充分提高了數據處理的速度。

4、信息共享。手工帳及原系統的處理中,大量的精力與時間用于不同部門之間的信息傳遞,特別是當一項業務的處理涉及到很多方面時,需要花大量時間用于各控制的確認(藍德原來每月用于與香港公司方面聯絡的電話費就有數十萬元),奇正系統有充分的開放性,業務信息可以實施共享。當然出于安全與企業機密的考慮,這種信息共享也充分考慮了權限的限制。

5、系統的靈活性。系統的靈活性體現在兩個方面,一是設定的靈活性,包括權限的設定、操作環節控制與否的設定;二是操作的靈活性。由于市場及環境的變化,在企業的操作流程必須做出相應的調整時,有兩種選擇,一是重新建立新的系統,而是調整原有系統,企業需要充分考慮的是成本與效益,而奇正則在保證系統穩定性的前提下,體現了很強的靈活性。

建達藍德和奇正軟件分別調配人員,共同組建了項目實施小組,采用了一整套科學規范的實施體系,經過緊張的前期調研、系統安裝、客戶化修改、人員培訓等工作,在雙方項目組人員人員的共同努力下,項目的一期實施工作已經完成,并通過了建達藍德的驗收。隨著項目實施的成功,藍德公司已經可以利用信息化的手段,對企業的管理,實現了高效、全面、合理的促進作用:
1.對客戶往來產品及信用帳期進行嚴格的控制對于一個大批量流通行業來獎,如何建立客戶的檔案信息及如何對客戶進行必要的信用控制是至關重要的。藍德公司的客戶在購買每類產品前必須取得權限,藍德公司對于有購買權限的客戶在五個方面進行控制:應收帳款信用控制,應收帳款帳期,在途信用控制,在途帳期控制,價格控制。如果以上六個條件中任一條件不能滿足系統要求,系統將不允許訂單執行,除非經過系統中有權限人員的特批。

2.控制產品的借用和歸還在公司內部各部門之間以及公司與外部進行業務外來的同時,經常有產品、樣品的借用和歸還等情況,如果公司對其控制不住,將是財產的一大損失。因此,系統為藍德提供了借用額度和歸還期限的控制。如果內部部門或客戶超過了借用額度或借用期限,系統將不允許借用發生,除非經過特批處理。

3.靈活指定銷售政策作為一個分銷企業,能夠鼓勵客戶多購買自己的產品,減少資金作用,加速資金流動是企業努力的方向。為了實現這個目標,制定一系列的銷售政策,并在系統中進行處理是相當重要的。系統為藍德公司提供了價保、調價、銷量折扣、定量折扣、定額折扣、廣告費、其他方式等七種以上的銷售政策,并可靈活定義,任意組合。

4.對倉庫實行配貨管理,提高倉庫工作效率對于一個高速流通性企業,從接受客戶訂單到倉庫配貨發貨,時間越短,效率會越高。藍德公司發現制約這條高速運轉通道的瓶頸在于倉庫。如果倉庫能夠在訂單通過一審后,就及時備貨,待業務部門發出發貨通知后,就可以及時發貨,這樣可以極大的提高倉庫的工作效率。系統中高效的倉庫配貨系統,可以在全國任何發貨平臺上發揮作用。

5.實行集中采購,獲得供應商的最大優惠市場經濟競爭激烈的今天,對于一個分銷公司,實行集中采購,統一配貨,無疑是降低進貨成本,獲得供應商最大限度優惠政策的最好方法。奇正分銷系統不但提供了操作簡便的集中采購處理流程,而且還提供各個分貨平臺的自動配貨功能。
6.對供應商的采購額度和應付帳款帳期的控制分銷企業一般是集中采購,供應商相對來將比較少,但如何在較少的供應商之間分配企業的有限資金,有效利用供應商的信用期間,既及時付款,又提高自己的商業信用,也是藍德公司的迫切需求。奇正分銷系統通過有效的供應商采購額度控制和應付帳款的帳齡分析,使得藍德公司在有限的資金供應量上取得更大的效益。

7.加強采購在途物料的控制由于公司對各個分貨平臺的現有庫存的控制能力是絕對的,不可質疑的,而相對于在途物料,公司在管理上就可能存在許多偶然性,勢必會造成各分貨平臺的配貨不及時,客戶訂單晚交貨的現象。奇正系統提供了相當強大的物料在途管理系統,以隨時監控物料的在途情況。

8.對采購政策、關運費、退貨及時處理,使財務數據準確與藍德公司的銷售政策相對應,藍德公司也是其供應商的客戶,不同的供應商給藍德的銷售政策(七種以上)也是不一樣的,而一般情況下都是后發生,但為了在當期財務成本中及時反映,以便較真實反映當期的收益情況,系統對采購政策、運費、退貨全部提供了先預提后調整的方法,保證藍德財務數據的準確性。

9.對任意產品進行庫齡分析為了更全面及時了解每種產品的市場銷售、庫存資金占用情況、周轉快慢,系統除提供通用的銷售分析系統外,還從庫存管理角度利用庫齡分析手段提供了一套獨特的分析方法。

10.對不同類別的產品按不同的屬性進行合理定價對于大型分銷企業,產品的銷售價格一般都是按銷售地區定價,在同一銷售地區,不同的分銷商、代理商和零售商都執行統一的市場價格。系統除提供這種按銷售區域統一定價外,還提供了按客戶類別、按部門/商店等多種屬性的定價方法。

11.對產品進行跌價處理對于IT產品,其價格波動性很大,尤其跌價相當平凡。系統為藍德提供了靈活的跌價處理系統以滿足其產品價格調整的需要。

12.獨立核算不同部門的內部損益一般情況下,各事業部都有自己獨立的產品銷售,但有時也不排除其他事業部銷售本部門的產品,所以,各事業部之間銷售產品就會存在事業部間的利潤分配問題,系統利用內部調撥單很順利的解決了這一問題。

13.靈活的權限控制為了使公司的商業機密和本系統有安全保證,系統提供了多種權限和安全控制措施。系統管理員權限最高,每一個操作人員都有進入系統的唯一口令,系統管理員權限可以為每一個操作人員定義進入系統的菜單選項,不同的操作人員在同一菜單里,根據崗位的不同設置,所能得到的信息也各不相同。權限功能作到了真正按用戶需要任意設置。

14.綜合報表分析除為藍德提供了許多通用報表外,還為藍德提供一系統獨有分析報表,如借用歸還表、毛利分析表、銷售滾動分析表等報表。并且所有可以查詢報表均可以打印出來,打印出來的報表可以自由組合編輯,以滿足任何分析需要。

此外,系統還對其分銷流程中的一些其他工作實行了相應的管理,使藍德公司的整個分銷體系有計劃、有控制的運行。積極參與項目開發測試,保證上線一次成功。
在項目開發和測試的過程中,雙方項目組成員積極配合,互相監督,確保了項目按計劃上線。眾周所知,新系統上線,舊系統不能立刻放棄,一般都有最少三個月的并行期間。如果按這樣做,藍德公司就必須在三個月時間里,同時操作四套系統,工作量可想而知。所以藍德公司要求新系統上線,必須在一個月內完成,一個月后放棄舊系統。為了保證系統在最段時間內一次上線成功,避免不必要的重復勞動,除測試人員的認真測試外,藍德公司還先后三次對系統進行了大數據量的測試,力爭把系統可能存在的問題在上線前解決。經過雙方人員的努力,新系統在上線一個月后就完成了新舊系統的順利交接。
建達藍德公司通過應用奇正分銷資源管理系統,提高了公司的管理水平,徹底放棄了以前用的三套帳,提高了工作效率,企業的員工再也不用象以前一樣加班加點工作,工作強度下降了許多。
長期合作,共同發展通過奇正與藍德的這次成功合作,彼此雙方都更加了解和信任,雙方已從以前的客戶關系轉化為戰略伙伴關系,雙方將繼續合作,將建達藍德產品的運輸和維修等工作,也納入到系統中進行管理。
隨著管理信息化的逐步深入,建達藍德公司的管理也將更進一步,在激烈的市場競爭中,在IT產品分銷領域中,乘風破浪,勇往直前。

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